Jeg har i længere tid gået med tanken om at afholde en intern konference om agilitet på mit arbejde. For ca. 6 måneder siden fik jeg “grønt lys” til at arrangere en event med et forventet besøgstal på 100-150 deltagere. Konferencen blev en stor success og det endelige deltagerantal løb op i knap 170 personer fra Group IT. Group IT er  IT-udviklingsafdelingen i Danske Bank og tæller i omegnen af 2.000 personer og dækker over afdelinger flere steder i Danmark samt udlandet.

Det overordnede emne for konferencen var “agilitet i praksis” – altså en art videndeling hvor teorien er sekundær og erfaring er primær. Udfra dette begyndte jeg så småt at kontakte personer i mit professionelle netværk og var ret hurtigt i kontakt med erfarne personer der er kendt som “gode talere”. Den primære inspirationskilde var GOTO-konferencerne, som jeg har været trofast publikum ved de sidste mange år. Her blev der hurtigt fundet en række interessante indlæg og talere, samt hentet inspiration til hvordan et “konferencesite” kan opbygges. Således blev der lavet en dedikeret side hvor tidsplan, emner, profil af talere og virksomhedsprofiler kunne fremfindes så publikum kunne vide hvad de tilmeldte sig til.

Programmet for dagen

Det endelige program for dagen startede kl. 10:00 og sluttede kl. 16:00. Med stor hjælp fra mine netværk – og QED – fik jeg talere fra Trifork, MetaDeveloper, KMD, Ugilic og Forca.

• 10:00-10:05 “Welcome and introduction” ved Rasmus Kaae, Agile Coach, Danske Bank
• 10:05-10:35 “Agility as a core value” ved Flemming Krath Engedal, Senior Vice President, Danske Bank
• 10:35-11:30 “Agile Development – Mobilepay” ved Peter Gregersen, Business Developer, Danske Bank og Jens Peter Hedegaard, Head of Mobile Software Development, Trifork
• 11:30-12:15 Lunch break
• 12:15-13:00 “Dont kill agility with agile processes” ved Aino Corry Vonge, Conference Editor og Retrospective Facilitator, MetaDeveloper og Troels Richter, Software Developer og Agile Coach, Trifork
• 13:00-13:15 Break
• 13:15-14:00 “Agile Journey at KMD” ved Daniel Nielsen, Agile Coach, KMD
• 14:00-14:15 Break
• 14:15-15:00 “War stories from Forca” ved Kristian Haugaard, Agile Consultant, Ugilic og Michal Bülow Petersen, Project Manager, Forca
• 15:00-15:15 Break
• 15:15-16:00 Panel discussion ved Rasmus Kaae, Agile Coach, Danske Bank

Hvad gjorde det til en succes?

Planlægning, planlægning og planlægning. Det er de tre nøgleord, som jeg vil give videre til andre der står med samme udgangspunkt. Allerede da konferencen fik “grønt lys” sørgede jeg for at booke lokaler, begyndte at booke talere og fik styr på de praktiske ting. Nedbryder vi til en lidt mere detaljeret liste, så dækker planlægning bl.a. over følgende:

• Vælg et gennemgående emne; ikke for bredt, men heller ikke for snævert
• Dato og sted; vær i god tid så både publikum og talere kan planlægge
• Kontakt talere; forsøg at finde talere som du selv finder inspirerende og søg hjælp i dit netværk
• Koordinering; sørg for at koordinere blandt talerne så de ved hvem der også deltager, men også så de ved hvilke øvrige emner der er på dagsordenen
• Praktikaliteter; alt lige fra lyd, lys, projektor til hvor meget vand og frugt skal gennemtænktes
• Markedsføring; foretag grundig markedsføring gennem mails, fora og artikler så folk bliver gjort opmærksom på arrangement
• One-point-of-entry; for det nærværende arrangement har det været essentielt at der har været et centralt sted hvorfra kommunikation, tilmelding og praktikaliteter har været koordineret
• Uddeleger; sørg for at omgive dig med et ansvarsfuldt team, som gør det muligt at uddelegere opgaver, så det ikke kun er kernegruppen der står med ansvaret for hele dagen

Hvad var slutresultatet så?

Personligt synes jeg det var en stor succes. Der er naturligvis altid læringspunkter, som kan tweakes til senere arrangementer. Først og fremmest var det en succes at se den store opbakning til arrangementet. Oprindeligt var der sat et vildt estimat på ca. 150 deltagere – hvilket på det tidspunkt synes urealistisk. Fakta er at ca. 170 deltog – der til skal der lægges 10 talere.

Alle deltagere blev bedt om at udfylde en survey om de enkelte indlæg. Det er med at holde tingene lav-praktiske, så alle stole i salen var udstyret med et program hvorpå surveyen var printet på bagsiden. Hvert enkelt indlæg kunne rates med en glad smiley, misfornøjet smiley og en sur smiley. Der var en svar procent på ca. 50 % og resultatet var meget positivt og gennemsnitlig lå alle besvarelser for alle indlæg mellem glad smiley og misfornøjet smiley.

Et lille kuriosum

Bestillingen til kantinen lød på …

• 300 kopper kaffe + 40 kopper the
• 510 flasker kildevand
• 280 stykker frugt
• 170 store sandwiches
• 170 stykker kage